Privacyverklaring

Laatste update: 1 juli 2018 
De Privacy Policy voor leden geldt voor iedereen die een lidmaatschap aangaat bij Badmintonclub Holten (BCH). Tevens geldt deze voor deelnemers aan evenementen die BCH organiseert. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Ook onze vereniging houdt zich hieraan en heeft daarom deze privacy policy opgesteld om aan de nieuwe wet te voldoen. Opgeslagen gegevens Op het moment van inschrijven bij onze vereniging leggen wij de volgende gegevens van leden vast: • Voor en achternaam • Adres, postcode en woonplaats • Telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen) • Geboortedatum • Geslacht • Datum van inschrijven en eventuele datum en reden van opzegging • Rekeningnummer en -houder tbv. automatische contributie incasso • Bondsnummer Tijdens het lidmaatschap kan het bestuur besluiten dat extra keuzes en voorkeuren vastgelegd worden. Wijzigingen in het vastleggen van gegevens wordt gecommuniceerd met de leden. Van deelnemers aan evenementen die BCH organiseert worden de volgende gegevens vastgelegd: • Voor en achternaam • Vereniging • Mailadres • Indien gevraag, bondsnummer Gegevens die door het lid verstrekt worden BCH kan de gegevens die door het lid verstrekt worden voor de volgende doeleinden gebruiken: • Het verwerken van het lidmaatschap en/of nota’s. • Het sturen van één of meerdere mails die betrekking hebben op het lidmaatschap, zoals, maar niet beperkt tot, een mail waarin inloggegevens voor de website vermeld staan of competitie informatie. • Het versturen van de nieuwsbrief. • Het (incidenteel) onder de aandacht brengen van een activiteit, tip, handigheid etc., waarvan BCH denkt dat het kan bijdragen tot een meer succesvolle lidmaatschap voor het lid of promotie van de badmintonsport. Gegevens die door een deelnemer van een evenement verstrekt worden BCH kan de gegevens die door een deelnemer van een evenement verstrekt worden voor de volgende doeleinden gebruiken: • Versturen uitnodiging volgend vergelijkbaar evenement (zoals bijvoorbeeld jaarlijks toernooi in december) • Informatie over deelname evenement (zoals bijvoorbeeld bevestiging inschrijving en uitnodiging na inschrijving) Gegevens verstrekken aan derden Gegevens die door het lid of deelnemer evenement aan BCH zijn verstrekt zullen nooit aan derden worden doorgegeven. Er zijn echter twee uitzonderingen op deze regel: • Wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken. • Aan de Nederlandse Badminton Bond voor het verstrekken van het bondslidmaatschap (alle leden BCH) Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata alsmede (indien mogelijk) een telefoonnummer en persoonlijk e-mailadres van de leden zijn opgenomen. In het register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn. Wij geven de gegevens van alle leden door aan de Badminton bond. De Badminton bond heeft een privacy verklaring afgegeven (https://www.badminton.nl/privacyverklaring). Voor het verkrijgen van bijvoorbeeld Subsidie voor jeugdsport geven wij namen en geboortedata van de jeugdleden door aan de gemeente. Er worden geen gegevens aan andere partij doorgegeven (bv sponsoren). Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, waaronder sponsors, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Het recht op bezwaar geldt niet voor de noodzakelijk door de vereniging aan derden te verstrekken gegevens en gegevens die aan overheden of instellingen dienen te worden verstrekt in verband met te verkrijgen subsidies. Beeldmateriaal en vermeldingen Een lid en deelnemer van een evenement stemt in met het maken en publiceren van beeldmateriaal waar deze persoon op kan staan. Ze hebben te allen tijde het recht een foto te laten verwijderen indien zij bezwaar aanmaken. Het bestuur kan er dan voor kiezen de persoon onherkenbaar te laten. Beeldmateriaal wordt gebruikt op de website van BCH, social media en eventueel in een lokaal nieuwsblad. Tevens kan en naam van een persoon worden vermeld op de website in social media of lokale nieuwsblad met informatie over competitiewedstijden of uitslagen van het toernooi. Bewaartermijn en opslag BCH bewaart de gegevens zolang als wettelijk is toegestaan na opzegging van het lidmaatschap. Hierna worden noodzakelijke gegevens overgezet naar het archief voor statistische doeleinden bv het benaderen van oud leden voor een toernooi. De gegevens die het lid aan BCH verstrekt, worden in een beveiligde omgeving opgeslagen (ledenadministratie via een beveiligde online omgeving van de Badmintonbond). De bestuursleden hebben een back-up van de ledenadministratie in een excel bestand op hun privé computer. Oude versies van de ledenlijst worden verwijderd bij ontvangst van een nieuwe l Rechten Het lid heeft te allen tijde de mogelijkheid om de verstrekte gegevens te wijzigen. BCH kan het lid in een dergelijk geval vragen om de wijziging op een door BCH voorgeschreven wijze door te geven. Leden hebben het recht de gegevens volledig te laten wissen, wat resulteert in opzegging van het lidmaatschap. Een lid heeft recht eerder gegeven toestemmingen weer in te trekken. Een lid heeft recht te klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht iemand vragen hebben over deze privacy voorwaarden, dan kan er contact opgenomen worden met onze voorzitter, tevens verantwoordelijke voor gegevensbescherming. Deze policy kan worden aangepast zonder verdere aankondiging. Aanvaarding Als iemand lid wordt van BCH of inschrijft voor een evenement, dan geeft deze persoon nadrukkelijk aan deze pagina te hebben gelezen en onze privacy voorwaarden accepteert. Op de het inschrijfformulier voor lidmaatschap en aanmelding evenementen wordt verwezen naar deze privacy policy. AVG-verklaring BCH heeft een AVG-verklaring ontvangen. Hiermee heeft BCH bevestigd dat het stappenplan is doorlopen en naar waarheid is ingevuld. AVG verklaring Hierbij verklaart Stichting AVG voor Verenigingen dat Badmintonclub Holten het AVG-programma heeft doorlopen en dat Badmintonclub Holten zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft Badmintonclub Holten kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door Badmintonclub Holten zijn te vinden op de volgende pagina('s) van deze verklaring. Aldus opgemaakt te Gorinchem, d.d. 21-5-2018, door Stichting AVG voor Verenigingen gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.